Нашим клиентом стал Helen Marlen Group — это лидер украинского fashion retail-рынка, который выступает представителем 190 получивших всемирное признание брендов одежды, обуви, аксессуаров и других сезонных товаров для розничных потребителей. Из них 30 марок представлены в магазинах Helen Marlen Group эксклюзивно.
Руководство этой компании очень прогрессивно: руководители не только постоянно следят за модными течениями в сферах fashion, но и живо интересуются культурой и искусством, постоянно поддерживая активных деятелей и участвуя в облагораживании достопримечательностей Киева. Если вы помните, в 2005-м компанией в сердце Киева была создана shopping-зона в рамках масштабного проекта Passage Luxury Destination.
Сегодня поделимся кейсом о внедрении Power BI в сферу розничной торговли. Его необычность в том, что начали мы работу на чужой платформе. Но обо всём по порядку.
Зачем нужна аналитика retail-компании
Сильные и слабые стороны бизнеса
Сравнение сезонных показателей
Востребованные коллекции
Результаты лучших сотрудников
Чтобы иметь возможность интенсивно развивать бизнес, нужно быть открытым новым знаниям и постоянно внедрять передовые технологии. И нам повезло, что мы познакомились с владельцами и топ-менеджерами компании. Особенно плотно мы поработали с Сергеем Тупкало — финансовым директором Helen Marlen Group — очень прогрессивным руководителем, понимающим, что для улучшения финансового результата и ускорения достижения целей бизнеса необходимо видеть четкие и наглядные данные, которые легко проверить.
Вопросы Helen Marlen Group остаются актуальными для любого магазина, торгующего коллекциями товаров в ТРЦ от Ямала до Нью-Йорка. Им важно постоянно расширять целевую аудиторию, следящую за модными течениями. Поэтому мы подготовили кейс с инструментами, которые помогают их решать.
Цель внедрения Power BI в бизнес розничных продаж
- Устранить сбои в работе программ аналитики.
- Доработать текущую надстройку по выгрузке 1С.
- Выполнить ряд плановых работ по загрузке отчетов в дашбордах.
- Избавить финансовых аналитиков от необходимости постоянно перепроверять данные.
Какие сложности были у компании
Программа была, но не работала как надо
У компании была уже программа по извлечению данных для отчетности. Сергей давно обратил внимание на Power BI и на момент нашего знакомства уже имел опыт работы с ним. Но в самой программе периодически происходили сбои. Часто проблема возникала при смене сезона: вдруг переставали сходиться данные по поступлению товаров.
Сотруднику справиться с BI не удалось
Однажды возникла идея поручить проект активному сотруднику внутри команды, но она не прижилась — у специалиста не хватило компетенций. Он работал исключительно в конструкторе с ограниченными функциями, и не имел глубоких знаний и опыта работы с базами данных. А без них проект нельзя было довести до нужных результатов.
Аутсорс ожидания не оправдал
Работа подрядчиками велась, но медленно, и каждая новая задача выполнялась с большим количеством согласований и доработок. Аналитики вынуждены были заниматься регулярными сверками и поиском ошибок.
«Подрядчики выполняли задачи медленно. Часто возникали сбои, данные не сходились. Приходилось всё сверять. Пользоваться полученными результатами было сложно. Система, конечно, работает, но не так, как мы ожидали. Плюс мне постоянно приходилось погружаться в этот проект. Бывало не просто ставил технические задания, а подключался и как тестировщик, и как постановщик задач, и как менеджер проекта. А это временные и ресурсные затраты. При этом у меня немало других задач», — вспоминает Сергей Тупкало.
Нам предложили поддерживать платформу
Когда мы, Cobit Solutions, пришли со своим предложением, у нас спросили, согласны ли мы будем поддерживать платформу, сделанную предыдущим подрядчиком. Сначала нас это испугало. Но мы взяли проект в работу.
Разобрались в коде подрядчика
В итоге мы разобрались, что именно было не так. Подрядчик сделал промежуточную базу DWH для выгрузки данных 1С, добавив в неё дополнительные фильтры, критерии и т. д. В результате для выгрузки одной таблицы из SQL код писался вручную. Он был плохо структурирован и занимал до 5 страниц. И если в этой промежуточной таблице появлялась какая-то ошибка, найти её быстро и исправить было практически нереально.
Изменили технологию на рабочую
Мы исправили это. Сейчас в Helen Marlen Group работает старый механизм. Он выгружает данные из 1С в промежуточную базу, которую сделал предыдущий подрядчик. И параллельно с этим добавили новый набор сущностей 1С, которые интегрируются напрямую в BI с помощью коннектора Cobit Solutions. Эта часть работает намного быстрее, чем первая. Также мы разнесли обновления в системе, для уменьшения нагрузки на 1С, исправив настройки предыдущего подрядчик
Мы используем коннектор, позволяющий подключаться напрямую к базе Microsoft SQL, в которой 1С хранит свои данные, и даёт возможность видеть все объекты 1С без каких-либо фильтраций. Постепенно, всё что было надстроено, мы переделали и перевели на современную рабочую технологию. И главное — в ней всё легко отслеживается: насколько сходятся цифры, а если не сходятся, то почему.
Дашборд основных показателей
Данные заполнены случайными числами.
Важно начинать с основ
Сергей Тупкало так прокомментировал процесс внедрения технологий: «Основа — как данные будут извлекаться из 1С и структурная модель данных — это очень важно. К этому нужно отнестись внимательно и один раз сделать правильно. Потому что, если вам какой-то подрядчик соберет её с ошибками, то, скорее всего, вам придётся потом всё переделывать».
Можно ли обойтись без support после внедрения Power BI
На этапе первичного знакомства с нашим продуктом и услугами у потенциальных клиентов часто возникают вопросы:
- смогут ли они дальше работать с Power BI самостоятельно;
- кто лучше — специалисты или подрядчики;
- постоянно ли придется пользоваться поддержкой компании Cobit Solution.
Поэтому на референсе с представителями компаний Хелен Марлен и UMG мы попросили Сергея Тупкало прокомментировать их.
Сотрудники в штат или задачи на аутсорс
Сергей Тупкало: «Первая точка дифференциации основывается на том, как именно вы хотите сотрудничать: желаете развивать специалистов по Power BI внутри компании или отдавать задачи на аутсорс. В каждом варианте есть свои плюсы и минусы».
- Для штата нужны хорошие специалисты. Надо уметь правильно их использовать, давать полную загрузку.
- Нужно уметь грамотно поставить техническое задание.
- Возможна текучка людей, из-за которой преемственность не сохраняется. Когда люди уходят, часть информации гибнет, часть теряется.
- Если вы готовы использовать систему Power BI во всех бизнес-процессах, развивать её с большой аналитикой, тогда, наверное, имеет смысл держать специалистов в штате.
- Специалист должен сразу понять, о чём идет речь, поскольку, в каждом бизнесе, в каждом направлении есть много нюансов.
- Может понадобиться время на настройку единого понятийного аппарата.
- Пытаться переключить задачи на другого специалиста и ожидать, что он прямо завтра сделает отчет, напрасно.
- Если ваша цель имеет определённые границы: вы хотите сделать визуализацию или получить оперативную информацию по некоторым функциональным областям бизнеса, то стоит рассматривать аутсорс.
Пример удобной работы
Понимание задач
Сейчас я работаю с одним из разработчиков Cobit Solutions. Я сразу почувствовал в работе с ней совершенно другой подход. Она мгновенно нас понимает и делает всё намного быстрее, чем предыдущие ребята. Причем человек делает всё практически сразу правильно.
Чёткая визуализация
Если у человека нет чувства аккуратности и перфекционизма, то много времени уходит на правки: шрифт не тот, график неверный, данные не те.
Кроме того, переделывается это всё за деньги заказчика.
Верификация данных
Очень важно правильно делать верификацию данных с самого начала. Потому что переделать архитектуру баз данных DWH под себя и объяснять новым специалистам как это все работает, как прописаны эти запросы, как выкачиваются данные — очень трудоёмко».
«Желательно не менять партнёров и идти до конца с одними и теми же людьми. Потому что у них, как говорится, кривая обучаемости достигает определенного уровня. И дальше, с каждым отчетом, с каждой визуализацией работать с ними становится всё легче и удобнее», — Сергей Тупкало.
Дашборд динамики продаж
Данные заполнены случайными числами.
Как часто нужна поддержка подрядчиков
- Понадобится ли человек, который будет проверять, что данные совпадают между различными источниками?
- Насколько часто понадобится проверка — раз в месяц или это нужно только на этапе тестирования?
- Сможет ли бизнес самостоятельно функционировать без саппорта подрядчиков?
Комментирует Дмитрий Чашник, СЕО Cobit Solutions: «Как правило, проверка нужна на этапе тестирования нового функционала. В этот момент мы сверяем, что контрольные цифры и данные выборочно совпадают с 1С. То есть после построения базы сначала идут сверочные дашборды и их проверка. Потом, когда делаем уже функциональные дашборды, их вначале сверяет программист, потом менеджер проектов финансовой аналитики. Он смотрит данные либо по 1С, либо выбирает опорные (контрольные) цифры, которые мы запрашиваем у клиента из существующей отчетности.
Что касается поддержки Helen Marlen Group, то в неё входят:
- мелкие правки;
- обновление программ;
- восстановление баз, если вдруг они по тайм-ауту отпали;
- всевозможные доступы;
- консультации, ответы на вопросы».
Чем закончилась эта история
После того как мы хорошо себя показали на поддержке и доработке старого технологического решения, мы с Helen Marlen Group расширили сотрудничество и начали выполнять задачи для их отдельной сети детских магазинов Baby Marlen:
- Осуществили интеграцию в Power BI 3-х баз 1С.
- Реализовали на базе BI финансовую консолидацию и выделение внутригрупповых операций. Между тремя базами были внутригрупповые продажи и необходимо было настроить аналитику и расчеты на этой основе.
- Сделали дашборды по продажам, маржинальности и валовой прибыли.
- Реализовали напор панелей мониторинга для мобильного, к которым привыкли собственники основного бренда (сделаны в формате плиток).
Сейчас для сети Helen Marlen Group мы делаем новые дашборды. Последний дашборд, что мы сделали — это расчёт амортизации.
«Сейчас у меня все данные обновляются ежедневно. Я смотрю периодически, когда делаю свои отчеты, всё ли сходится. И, убедившись, что всё в порядке, живу себе спокойно дальше», — говорит Сергей Тупкало.
НО ГЛАВНОЕ В АНАЛИТИКЕ ЭТО — РОСТ ПРИБЫЛИ
Наши дашборды позволяют каждый день контролировать доходы, себестоимость, маржу, валовую прибыль и еще 47 других показателей бизнеса не дожидаясь ежемесячного сведения отчетности.
Регулярный контроль в итоге приводит к увеличению прибыли
и росту бизнеса.
