З квітня 2020 року ми розпочали роботу з мережею клінік Power BI в медицині.

Це провідна група приватних клінік охорони здоров’я в Україні, де пацієнти отримують кваліфіковані послуги за 16 напрямками відповідно до міжнародних стандартів.

Керівництво охоче впроваджує інновації Power BI в медицину, розуміючи, що технології – це не лише данина часу, а й необхідний захід для управління колосальним бізнесом. Крім того, це можливість вирватися на передові позиції.

Нам пощастило працювати разом з гарною командою професіоналів, зокрема з головним операційним директором Вадимом Шекманом, керівником відділу аналітики Олександрою Карпінською та заступником фінансового директора — Андрієм Арбузіним.

Питання, які виникали у аналітиків та фінансистів клініки, та як ми їх вирішили

Мета впровадження Power BI

Медична компанія звернулася до нас, щоб усунути три основні проблеми зі звітністю:

24 філії

Сьогодні компанія має 24 філії в Києві та області. Це дитячі, дорослі та сімейні поліклініки, лікарні, реабілітаційні центри, служби невідкладної допомоги, онкологічні центри, відділення судинної хірургії та інші.

1856 послуг

Прайс-лист відділень включає 1856 послуг. Серед них близько 60 напрямків з діагностики, підтримуючої терапії та пластичної хірургії

54 комплекси

Мережа клінік включає 54 комплекси, в яких проводяться лабораторні дослідження, інструментальна діагностика, консультації вузьких спеціалістів.

ОТРИМАЙТЕ БЕЗКОШТОВНУ КОНСУЛЬТАЦІЮ

Давайте заплануємо 30-хвилинну онлайн-зустріч для обговорення вашої бізнес-панелі

Фактично, для ефективного управління бізнесом було необхідно:

Щодня відстежувати важливу інформацію

Що відбувається в кабінеті кожного лікаря, скільки пацієнтів записалося на прийом, які послуги були надані, який відсоток зайнятості кабінетів та лікарів тощо.

Отримувати операційні звіти

Детальні звіти Power BI в медицині про фінансові показники, доходи та витрати, прибутки та збитки.

Автоматизувати звітність

Операційні бізнес-показники, поточні та прогнозовані фінансові результати, щоб співробітники фінансового відділу не витрачали тижні на ручне звірення звітів.

Мати можливість порівнювати індекси

Порівнювати ефективність клінік, якими керують децентралізовано. Ця інформація особливо важлива для керівників відділів, топ-менеджерів та генеральних директорів.

Бачити цілісну та чітку картину

Зробити усі звіти читабельними та наочними. Багатосторінкові таблиці не дають повної картини та можливості відстежувати динаміку показників.

Прогнозувати бюджет

Отримати можливість формувати бюджет на основі фактичних звітів з прогнозами прибутків та збитків.

Що було до інтеграції Power BI в медицині

Доктор Елекс

Спочатку в компанії була медична інформаційна система — «Доктор Елекс», яка фактично є ядром роботи в будь-якій медичній клініці. Вона містить дані пацієнтів, записи на прийоми, процедури та інші робочі моменти. Обсяг цієї бази даних становив близько 3 ТБ – у деяких таблицях сотні мільйонів записів. Ця система враховує всі аспекти медичної діяльності та планування роботи.

Однак програма обмежена у функціях звітності та візуалізації.

ERP

Також у них була добре реалізована ручна фактична звітність та бюджетування в ERP, оскільки була впроваджена конфігурація «INTALEV: Корпоративне управління». Логіка цих фінансових звітів добре організована: собівартість була продумана та врахована до дрібниць. Але виникли питання щодо формування звітності, оскільки вона завантажувалася у файлах Excel і все робилося вручну.

Унаслідок цього загальну звітність можна було надавати не частіше одного разу на місяць, а звіти для окремої клініки складалися кожні три місяці.

Budgeting

Також нам довелося налаштувати візуальну звітність шляхом порівняння фактів та бюджетів. Облік фінансової діяльності компанії вівся в «ERP: Управління виробництвом» з розгорнутою поверх конфігурацією «INTALEV. Корпоративне управління». Її завданням було забезпечення бюджетування та консолідації даних.

Сам прогноз спочатку був зроблений не дуже вдало, потрібно було доробляти.

Отже, про формування P&L на основі результатів щоденної роботи не могло бути й мови. А звітність, за якою топ-менеджери приймали рішення щодо подальшої роботи, характеризувалася низькою інформативністю, що не дозволяло їм «провалюватися» в деталі та діставатися до глибших рівнів аналітики. Фактично, на столи менеджерів потрапляли багатосторінкові звіти у вигляді таблиць з цифрами, які відображали фінансовий результат, але не показували причин успіху чи невдачі.

Які роботи зробили команда Cobit Solutions

Ми імпортували дані з системи «Doctor Eleks» до Power BI, знайшли в ERP асинхронні довідники послуг, які мають 4 рівні глибини, та виправили помилки. В результаті дані з Doctor Eleks, ERP та Excel були об’єднані в єдину систему.

Коннектор Cobit-Solutions

Для синхронізації з ERP було використано конектор, спеціально розроблений Cobit-Solutions. Його технологія дозволяє витягувати дані безпосередньо з бази даних MS SQL ERP. Він також дає можливість переглядати всі поля, аналітичні розрізи та характеристики, що існують в довідниках, документах та книгах ERP. Будь-які зміни до даних ERP у наступному оновленні також переносяться в Power BI. Все працює без додаткової «проміжної бази», ETL, «розвантаження» та інших програмних «милиць».

Покрокове оновлення

Через великий обсяг бази даних «Доктора Елекса» довелося вдатися до її автоматично реплікованої копії. Реплікацію виконували на окремий аналітичний SQL-сервер. Крім того, оскільки дані мали велику історичну давність, ми використовували інкрементне оновлення Microsoft Power BI. Це допомогло нам оновлювати щоденну інформацію лише за останні 6 місяців, а не оновлювати всю історію за 5 років. Таким чином, розробники одночасно отримували необхідну інформацію в Power BI та забезпечували безперебійну роботу виробничої бази «Доктор Елекс».

Innovative calculation scheme

У рамках початкового проєкту ми запропонували інноваційне рішення — окрему схему розрахунку прибутків та збитків в Excel для різних звітних періодів. Кожна з них використовувала різні набори бухгалтерських проводок. На її основі Power BI будує динамічну схему розрахунку прибутків та збитків залежно від заданого звітного періоду.

Завдяки названим технологіям ми змогли завершити об’єднання даних між «Dr. Eleks» та ERP. Наприклад, продаж послуги, який спеціаліст фіксує в медичній інформаційній системі, потім потрапляє в бухгалтерську програму та обробляється з точки зору фінансових показників. Кінцеві дані відображаються на інформаційних панелях на запит топ-менеджерів у вигляді простих та візуально зрозумілих графіків.

Результати роботи команди Cobit Solutions

До і після

Швидкість реагування

Видимість

Спосіб отримання інформації

До інтеграції Power BI

Один раз на 1-3 місяці

Файли Excel для 4 рівнів глибини

Створення звітів вручну

Після інтеграції Power BI

Щоденно

Візуальні панелі інструментів

Автоматична звітність

Окрім виконаної роботи, співробітники Cobit Solutions навчили команду проєкту, щоб компанія могла продовжувати роботу над бізнес-аналітикою з інтегрованою системою Power BI в медицині.

[:en]Power BI dashboard vs report[:]

ЗАВАНТАЖИТИ БЕЗКОШТОВНИЙ ЧЕК-ЛИСТ

з 25 рекомендацій для успішного впровадження бізнес-аналітики

Що отримала компанія в результаті співпраці з нами

Кожен менеджер свого рівня почав отримувати необхідну йому щоденну звітність у вигляді інформаційних панелей ще до моменту приходу на роботу. За їхніми словами, це дає повне уявлення про процеси, що відбуваються у звітних підрозділах.

Директори клінік та топ-менеджери можуть побачити:

В результаті вони можуть контролювати навантаження кожного окремого кабінету, порівнювати результати роботи співробітників, обґрунтовувати витрати та планувати бюджет на наступний період.

СЕО, топ-менеджери та зацікавлені сторони можуть вивчити:

Відповідно, вони можуть контролювати витрати та планувати бюджет залежно від сезонності або ефективності конкретної клініки.

Коментар одного з топ-менеджерів

Андрій Арбузін, заступник фінансового директора, прокоментував впровадження Power BI:

«Сьогодні у нас створено блок звіту про фактичні збитки та прибутки — ми вже бачимо його в Power BI. Завдяки інформаційним панелям ми також можемо зробити прогноз наших фінансових показників на місяць, квартал або півроку та маємо можливість порівняти фактичний фінансовий результат з нашим прогнозованим — зрозуміти повноту відображення витрат і доходів».

Почато з фіксованої ціни

Співпраця Cobit Solutions та мережі медичних клінік на цьому не завершилася. Фактично, компанія має багато вбудованих бізнесів, отже завдання бізнес-аналітики виникають постійно. Тому під час спільної продуктивної взаємодії пріоритети компанії почали змінюватися. І якщо спочатку ми співпрацювали за принципом фіксованої ціни – отримували оплату за реалізацію конкретного проєкту, то в листопаді 2020 року все змінилося.

Здійснено перехід на гнучку модель

Керівництво мережі клінік поставило завдання створити єдиний центр звітності, який дозволяє бачити як операційні дані медичної системи, так і звіт про фінансові результати, призначений для використання топ-менеджментом компанії. З цього моменту співпраця перейшла на Agile-модель, завдяки чому нові результати впровадження з’являються в системі звітності щотижня.

На поточному етапі співпраці Cobit Solutions щомісяця виконує для компанії певний обсяг нових завдань, який обговорюється та коригується щотижня під час планових зустрічей між відповідальними особами обох компаній.

Що ми для них робимо зараз:

блоки для PNL (звіти, що показують прибутки та збитки компанії);
блоки операційних доходів;
блоки з невідкладної допомоги та інші показники для керівників клінік та напрямків.

Щоб розпочати впровадження проекту для вашої компанії, скористайтеся консалтинговими послугами Power BI.

ГОЛОВНЕ В АНАЛІТИЦІ — ЗРОСТАННЯ ПРИБУТКУ

Наші інформаційні панелі дозволяють вам щодня контролювати дохід, витрати, маржу, валовий прибуток та 47 інших бізнес-показників, не чекаючи щомісячного «звірення» звітності.

Регулярний контроль зрештою призводить до збільшення прибутку та зростання бізнесу.

Кейс. Звіти Power BI у медицині – управлінці тримають руку на пульсі